La Firma de Abogados BUFETE JORDAN www.bufetejordan.com  promueve un creciente movimiento denominado “THE JUDICIAL PRO BONO PARTNERSHIP OF PANAMA” para que los abogados se involucren en promover los valores democráticos, expandir el acceso a la justicia, afrontar los retos y las necesidades públicas, en materia jurídica técnica, frente a la implementación del nuevo Sistema Penal Acusatorio en Panamá. El LICDO. PATRICIO JORDAN, en colaboración de todos los otros Abogados que componen la Firma, trabajan para construir puentes entre los abogados del sector privado y público; impulsar el acceso a la justicia, los derechos humanos y el desarrollo económico; forjar la colaboración internacional; y promover la responsabilidad social legal. En cumplimiento de está responsabilidad social, los Abogados de la Firma BUFETE JORDAN, devotarán un mínimo de 20 horas al año para prestar sus servicios legales a las personas desfavorecidas y pobres de Panamá, que tengan situaciones legales que resolver y cumplen con los requisitos de objetividad dispuestos por la Firma.

CONCEPTO

El concepto de servicios legales pro bono incluye los servicios legales gratuitos que se prestan a las personas de bajos recursos, en situación de vulnerabilidad social y judicial, o a las organizaciones no gubernamentales (“ONGs”) que las asisten. También, suelen considerarse como servicios legales pro bono los servicios legales gratuitos que se prestan en temas de interés público, si es que de otra forma dichos intereses no pueden ser representados.

DEFINICIÓN DEL TERMINO “SERVICIOS LEGALES PROBONO”

El término “servicios legales pro bono” significa prestar servicios legales en forma gratuita o sin la expectativa de recibir pago y que benefician:

(a) directamente a personas o comunidades pobres o menos privilegiadas;

(b) a las organizaciones que asisten a los anteriores;

(c) a personas, comunidades u organizaciones en temas de interés público y que de otra forma no obtendrían una representación o asesoría efectiva; y

(d) a instituciones cívicas, culturales y educativas que sirvan al interés público y que de otra manera no obtendrían una representación o asesoría efectiva.

SERVICIOS QUE NO SON SERVICIOS LEGALES PRO BONO

Sin perjuicio de que muchos de los servicios o actividades que se indican a continuación son deseables y nuestra firma aprueba y apoya que sus abogados realicen éstos, no son servicios legales pro bono:

(a) los servicios o actividades voluntarias en favor de la comunidad que no involucren servicios legales;

(b) los servicios legales en favor de familiares o amigos;

(c) el ser director de organizaciones sin fines de lucro, colegios de abogados o instituciones cívicas, culturales, religiosas o educativas;

(d) el dictar cátedra en escuelas de derecho;

(e) el publicar libros o artículos de derecho;

(f) los servicios legales gratuitos que se presten en forma obligatoria en virtud de alguna ley o reglamento;

(g) los servicios legales impagos; y

(h) los servicios legales cuyo pago está sujeto a una condición, como la obtención de un fallo favorable, o realizados con la expectativa de recibir un pago, presente o futuro.

El proyecto de responsabilidad social “THE JUDICIAL PRO BONO PARTNERSHIP PROJECT” es una iniciativa de La Firma de Abogados BUFETE JORDAN, la cual tiene como objetivo fundamental proporcionar representación legal gratuita de calidad a personas de escasos recursos, que enfrenten una situación legal por resolver y cumplen con los requisitos de objetividad dispuestos por la Firma.

LA NECESIDAD

La Firma de Abogados BUFETE JORDAN, en cumplimiento de su obligación social, reconoce que los recursos del Gobierno y las organizaciones de asistencia legal son insuficientes para satisfacer las necesidades legales de los pobres y de los grupos desfavorecidos y que, por ende, en Panamá muchas personas sencillamente no tienen un acceso real a la justicia. Tomando en cuenta  el rol privilegiado que tiene la profesión legal en materia de justicia y su responsabilidad de prestar servicios legales pro bono a aquellas personas desfavorecidas y que cumplen con los requisitos de necesidad objetiva de la firma. BUFETE JORDAN, toma la iniciativa de iniciar un programa de prestación de servicios legales PRO BONO, a fin de coadyuvar a llenar la necesidad de representación legal de las personas desposeídas que enfrentan una situación de injusticia.

PERSONAL CLAVE Y SUS FUNCIONES

Se designa al LICDO. PATRICIO JORDAN, ESQ. Como coordinador del proyecto, la cual tendrá las siguientes funciones:

a)   Gestión de Administración: El coordinador pro bono está a cargo de realizar o tomar las medidas para que se realicen todas las tareas necesarias para administrar diariamente el programa pro bono y, especialmente, aquellas que se refieren a la apertura, tramitación y cierre de los asuntos pro bono. En el caso de que la firma haya adoptado un manual pro bono que contenga un procedimiento para asuntos pro bono, el coordinador tiene que velar por el cumplimiento de dicho procedimiento (ver Sección III). Esta función implica una serie de tareas administrativas, tales como el archivo de formularios, documentos, expedientes y correspondencia. Dentro de dichas tareas se encuentra el mantenimiento de un registro de horas pro bono por abogado y cliente pro bono

b)   Supervisión de los Asuntos Pro Bono: El coordinador pro bono tiene que supervisar regularmente el estatus de los asuntos pro bono que la firma mantiene, incluyendo solicitar y revisar los reportes de trabajo pro bono de los abogados

c)   Relación con las Instituciones Pro Bono: El coordinador pro bono tiene que mantener el contacto y comunicación diaria con las instituciones con las cuales la firma haya celebrado alianzas pro bono, incluyendo recibir la descripción de las oportunidades pro bono disponibles e informar periódicamente a dichas instituciones del estatus de los asuntos pro bono que la firma haya decidido tomar. Hay que tener en cuenta que en el caso de que la firma decida que no va a celebrar alianzas pro bono, el coordinador pro bono deberá identificar las oportunidades pro bono, conforme al mecanismo que la firma adopte.

d) Divulgación de los Asuntos Pro Bono: Otra función que debe desempeñar el coordinador pro bono es el dar a conocer las oportunidades pro bono entre los abogados de la firma, ya sea vía correo electrónico o de alguna otra forma, y, en general, difundir el programa pro bono dentro de la firma. Asimismo, el coordinador pro bono, en colaboración con el liderazgo de la firma, puede identificar las áreas del derecho en que los abogados de la firma estarían interesados en realizar pro bono.

e)   Rendición de Cuentas: Otra función del coordinador pro bono es la de informar al socio o comité pro bono sobre el estado del programa pro bono y el estatus de los asuntos que la firma ha decidido tomar.

PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE NUEVOS CASOS PRO BONO

·         Solicitud Pro Bono:

En esta sección la Firma identifica el mecanismo mediante el cual se escoge un caso pro-bono. Asimismo, la firma define como se darán a conocer los casos pro bono a los abogados de la firma.

Ahora bien, una vez que un abogado ha manifestado su interés en trabajar en un asunto pro bono, el primer paso será completar una solicitud de apertura para nuevo asunto pro bono (“Solicitud Pro Bono”). La Solicitud Pro Bono debe contener información básica, tales como la descripción del cliente pro bono y los servicios requeridos.

·         Revisión de Conflicto de Interés

Aun cuando menos común que respecto de los clientes comerciales, puede ocurrir que existan conflictos de interés que afecten a un asunto pro bono. En consecuencia, una vez que se ha completado y firmado una Solicitud Pro Bono, al igual como se hace en el caso de los clientes comerciales, la firma deberá revisar la existencia de conflictos de interés.

APROBACIÓN DEL CASO PRO BONO

La Firma designa al LICDO. PATRICIO JORDAN, como el socio coordinador, responsable de la aprobación de la apertura de nuevos casos pro-bono Asimismo, con el objeto de evitar que la aprobación de un nuevo asunto pro bono quede a la mera discrecionalidad de Coordinador Pro Bono por tanto, se ha fijado criterios para aceptar o rechazar una Solicitud Pro Bono.

Dentro de los aspectos que se deberán considerar podemos señalar: el alcance de los potenciales conflictos de interés, si los hubiere, si los servicios requeridos corresponden a aquellos definidos en el manual pro bono como servicios legales pro bono, y si existen circunstancias extraordinarias que aconsejen rechazar el asunto pro bono. Asimismo, se incluye como criterio el que la firma analice que el abogado responsable y los otros abogados que participarían en el asunto pro bono, si los hubiere, tengan los conocimientos, la experiencia y fueren en número suficiente como para prestar un servicio que cumpla con los estándares de calidad esperados. Por ejemplo, un abogado recién egresado de una facultad de Derecho no está calificado para hacerse cargo por sí solo de la defensa de un imputado en la apelación de una condena de pena de muerte, y se necesitaría, que al menos trabajase en el caso un equipo de abogados, incluyendo litigantes con varios años de experiencia. Si se rechaza la apertura de un nuevo asunto pro bono, se recomienda que en la respectiva Solicitud Pro Bono se expliquen brevemente los motivos.

LA CARTA DE COMPROMISO

Una vez aprobada la apertura de un asunto pro bono, es aconsejable que la firma y el cliente pro bono firmen una carta de compromiso.

Aun cuando una firma no solicite este tipo de cartas para sus clientes comerciales, se recomienda que sí lo haga para sus clientes pro bono. Entre otros temas, en dicha carta se establece la naturaleza, características y alcance de los servicios requeridos, lo que es importante para que el cliente pro bono conozca con exactitud la delimitación de los servicios que se le prestarán. Igualmente, se debe especificar quién va a pagar los gastos relacionados con el asunto pro bono.

Creación de Archivo y Apertura de Código Cliente:

Al igual que con cualquier cliente comercial, la firma debe abrir y mantener una carpeta o archivo por cada cliente pro bono. Es aconsejable que lo anterior se haga siguiendo el mismo procedimiento que para los clientes comerciales.

En el caso de las firmas que usen un “sistema de código” para identificar a sus clientes comerciales, también es aconsejable que se abra un código específico por cada cliente pro bono, siguiendo el mismo procedimiento que para los clientes comerciales.

Supervisión.

Para que la firma tenga certeza que sus abogados prestarán servicios pro bono de una manera profesional y bajo los mismos estándares que aquellos de los servicios que se prestan a los clientes comerciales, es indispensable que se establezca formalmente un sistema de supervisión del trabajo pro bono que realizan los abogados.

Una buena práctica es que cada asunto pro bono tenga un socio supervisor que revise regularmente el trabajo y asista al asociado a cargo de dicho asunto. El socio supervisor puede ser el mismo socio superior jerárquico del asociado.

Estándar de los Servicios.

Es importante que la firma señale expresamente en su manual que los servicios pro bono se prestan bajo los mismos estándares de calidad y oportunidad que los servicios que se prestan a los clientes comerciales. Aunque parece evidente, los abogados de la firma tienen que tener conocimiento cierto de que el trabajo pro bono, por ser tal, no tiene niveles de exigencia menores a los del trabajo comercial. Este recordatorio es especialmente importante en los periodos en que, debido a una excesiva carga de trabajo, los abogados pueden descuidar temporalmente sus asuntos pro bono, perjudicando así, a veces irremediablemente, los intereses del cliente pro bono.

Registro de Horas.

Las firmas deben implementar un sistema de registro para que los abogados ingresen sus horas pro bono. La importancia de dicho registro radica en que sin él, las firmas no pueden saber si están dando cumplimiento a sus metas pro bono ni evaluar adecuadamente sus programas pro bono. También, dicho registro es necesario para que la firma pueda informar anualmente sus horas pro bono a instituciones como la revista Latin Lawyer o el Cyrus R. Vance Center for International Justice. Por último, muchas veces un detalle de las horas pro bono es solicitado por las instituciones con las cuales las firmas han celebrado alianzas pro bono.

Se aconseja que dicho registro se mantenga de la misma forma en que la firma registra las horas de los clientes comerciales.

Gastos.

La Firma, de abogados BUFETE JORDAN, en cuanto a los gastos del proceso, se compromete a pagar los gastos administrativos y logísticos como lo son copias simple de documentos, transporte, y otros gastos propios del mismo proceso. El cliente Pro Bono será responsables por los gastos extraordinarios, tales como gastos de notaria, peritajes, y cualquier otro gasto extraordinario.

Finalización de un Asunto Pro Bono.

Cuando un asunto pro bono ha terminado o la firma ha decidido que no seguirá prestando sus servicios, la firma tiene la obligación de comunicar este hecho al cliente pro bono. Para cumplir con esta obligación la Firma ha invertido sustancial recurso en el diseño de su sitio web la cual mantine una pagina personal para cada cliente en donde se le hace notificaciones oficiales.  Es efectivamente en este sitio www.bufetejordan.com, donde se hará la notificación de la terminación del asunto pro bono.

Evaluaciones.

Para asegurar los estándares de los servicios pro bono, la firma debe evaluar dichos servicios de la misma forma y con la misma periodicidad que los servicios que se prestan a los clientes comerciales.